Facturation Dématérialisée : Être accompagné pour l’adopter

La facturation dématérialisée est devenue un atout majeur pour les entreprises. Même si vous en percevez l’intérêt, il est possible que vous ne soyez tout simplement pas à l’aise avec les outils numériques. Dans le cadre du dispositif BPIfrance, sollicitez l’accompagnement sans frais d’un expert-comptable, et expérimentez les logiciels de factures électroniques. Il ne fait aucun doute que votre initiative d’aujourd’hui fera votre force de demain.

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Les avantages d’une facturation dématérialisée

Marre de passer votre temps à relancer les clients ? La gestion de votre trésorerie vous semble fastidieuse ? Vous en conviendrez, la facturation papier plombe ces formalités et comporte un certain nombre d’inconvénients :

• coûts de traitement ;
• lenteurs ;
• manque de visibilité ;
• pertes de documents ;
• erreurs de paiement des factures ou doublons ;
• retard de paiement ;
• difficultés de traçabilité ;
• absence de piste d’audit fiable ;
• tâches administratives lourdes.

Mettre en place une facturation dématérialisée apporte une solution à chacune de ces problématiques. Perdre un temps précieux de productivité dans la tenue de sa comptabilité peut effectivement nuire à sa rentabilité. Grâce aux logiciels de factures électroniques, automatisez grand nombre de ces procédures, et suscitez une évolution stimulante à votre entreprise :

• accélération du traitement et gain de temps ;
• économies financières et amélioration du rendement ;
• sécurisation de l’archivage ;
• diminution du risque d’erreur ;
• rappels et notifications ;
• tri et recherche simplifiés ;
• rapport d’activité en temps réel ;
• aide à la déclaration ;
• respect de la législation fiscale.

La facturation électronique consiste en l’usage d’un support digital sécurisé et crypté pour la création, l’envoi ou le stockage de vos justificatifs. Or, les imprimés juste numérisés ou adressés par e-mail ne présentent pas de valeur fiscale, et imposent la conservation d’exemplaires papier par ailleurs. Seul un système de facturation électronique, par le biais d’un logiciel conforme à la réglementation (Dext, EBP, Jefacture, MyCompagnyFiles, RCA (MEG), Yooz, etc.), vous permet d’éditer vos factures en PDF, de les transmettre à vos clients par courriel et de proposer la signature électronique certifiée ou l’EDI (Échange de Données Informatisé). Il s’agit de l’unique solution pour laquelle l’archivage numérique exclusif de vos documents est en conformité avec la législation.

⏩ À ce sujet, lisez aussi La boîte à outils de Cedralpes #1 : Isanet fact.

Un plan de relance national pour favoriser la facture électronique

Pour la gestion de stock, de commandes ou de livraisons, la mise en place du paiement en ligne, la création d’un site marchand, le référencement de produits… Les outils logistiques modernes sont de véritables atouts pour le développement de nos TPE et PME. La crise de la COVID-19 a imposé une activité à distance dans de nombreuses entreprises. L’écart s’est creusé entre celles qui ont fait preuve d’agilité et celles en difficulté pour s’adapter. L’intégration de moyens techniques performants est donc devenue une urgence, une nécessité pour se permettre d’évoluer dans un contexte exigeant.

Mais à l’heure actuelle, seuls 3 % des factures PME sont réalisées au format électronique. C’est pourquoi l’État a initié un vaste programme d’accompagnement des entreprises à la transformation numérique. Pour cela, un plan de relance de l’économie a été amorcé en 2020. Des actions de sensibilisation et des aides individualisées à la numérisation sont proposées, afin de permettre une organisation rapidement efficace aux structures concernées.

Le but est d’anticiper l’obligation réglementaire à venir, qui portera sur l’usage indispensable des e-factures. Dès 2024, nous devrons tous être en mesure de recevoir un tel document. En revanche, chaque entreprise sera tenue d’émettre ses factures au format électronique à compter de 2026. Depuis le 1er janvier 2020 déjà, l’envoi de factures à destination du secteur public doit nécessairement se faire au format électronique. Avec la loi de finances 2020, cette obligation s’est étendue à la facturation entre entreprises assujetties à la TVA. Le cadre juridique pour sa généralisation a été ensuite établi à l’aide de l’ordonnance du 15 septembre 2021.

⏩ À découvrir : ce qui a changé avec la loi de finances 2022.

Un accompagnement personnalisé et sans frais avec votre expert-comptable

Dans le cadre du programme France Relance et en partenariat avec BPIfrance et France Num, des experts-comptables référents vous proposent leur aide pour adopter la transition numérique et expérimenter la facturation dématérialisée. Dans la mesure où vous suivez le programme dans sa totalité, cet accompagnement ne vous sera pas facturé. En effet, ce dernier est entièrement pris en charge par l’État et vise à solutionner des objectifs individuels précis. Les critères pour solliciter ce soutien sont les suivants :

• existence légale de l’entreprise en France depuis plus de 2 ans ;
• chiffre d’affaires N-1 supérieur à 20 000 € ;
• obligations fiscales et sociales à jour ;
• respect du plafond pour le régime des « aides de minimis » en vigueur ;
• absence de liquidation judiciaire au jour de l’inscription ;
• premier recours à cette aide subventionnée.

Puis, le déroulement se fera avec méthode.

1. Diagnostique

L’expert-comptable que vous aurez choisi se chargera d’identifier vos pratiques actuelles en termes de collecte et d’émission de factures. Il repèrera alors l’incidence sur votre trésorerie. Selon cette étude, il déterminera les besoins concrets pouvant être améliorés par la mise en œuvre de la facture électronique.

2. Formation

Après cette première étape, une formation pratique collective d’une demi-journée vous sera proposée. Elle sera l’occasion d’échanger autour de vos problématiques et de découvrir les solutions envisageables. Un kit pour l’appropriation de ces nouvelles techniques vous sera procuré. Vous y trouverez entre autres des modèles de courriers types, à envoyer à vos fournisseurs et clients dans le cadre de la facturation électronique.

3. Expérimentation

Vous entrerez ensuite dans le parcours de mise en place et d’expérimentation des différents outils numériques. Un test de 30 jours vous sera proposé, avec des vidéos de présentation, des tutoriels en ligne et une liste des fonctionnalités accessibles gratuitement pour chacun des logiciels. Durant cette période d’essai, vous bénéficierez d’un rendez-vous de 30 minutes, permettant de débloquer les éventuelles difficultés que vous auriez rencontrées.

4. Suivi

Passé cette nouvelle étape, vous aurez l’opportunité de partager votre retour d’expérience avec l’expert-comptable référent. Un questionnaire de satisfaction vous sera remis, afin d’évaluer les bénéfices trouvés dans chaque outil proposé. Ce sera l’occasion de faire un état des lieux sur l’atteinte ou non de vos objectifs, vos difficultés et vos succès. Vous déterminerez alors la suite envisagée concernant les programmes essayés.

5. Bilan

6 mois plus tard, votre expert-comptable sollicitera votre retour sur la mise en œuvre opérationnelle de son aide. Avec lui, vous ferez un point sur l’évolution de votre entreprise et les nouveaux dispositifs établis à la suite de l’expérimentation. Durant cet entretien individuel, un questionnaire de bilan vous sera soumis. Il s’agit de la dernière étape de votre accompagnement.

Les outils numériques sont devenus indispensables dans la gestion d’une TPE ou PME. Faites appel à un expert-comptable référent, et adoptez en toute sérénité la facturation électronique au sein de votre entreprise.

 

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Elsa Caplet pour Cedralpes